ASESORÍA DOCUMENTAL

La empresa AKTE Archivos es la primera empresa de capital íntegramente almeriense que presta servicios de Gestión Documental en nuestra provincia; hemos iniciado el lanzamiento de un nuevo servicio que hemos denominado Asesoría Documental. Con este servicio su empresa podrá contar con el apoyo de personal especializado en la gestión de su archivo, que oriente y conduzca las actuaciones necesarias para conseguir una racionalización del mismo.

Toda organización, ya sea pública o privada, genera en el ejercicio de sus funciones un patrimonio informativo y documental constituido por documentos de carácter administrativo y jurídico. Este patrimonio documental posee unos valores intrínsecos que lo diferencian de cualquier otro tipo de documentos (de bibliotecas o centros de documentación): de una parte su valor informativo, su contenido nos aporta datos e informaciones, y de otro lado su valor probatorio y testimonial, susceptible de ejercer como testimonio o prueba de derechos y deberes. Así su custodia, conservación y organización al servicio de la institución que los produce o recibe se hace indispensable para la misma. Es en este contexto de conservación de las pruebas y del servicio de información donde surge la necesidad del archivo en el seno de las organizaciones.

En la actualidad, no es difícil encontrar empresas que destinan a una persona para gestionar su archivo, lo cual puede originar dos claros problemas:

1. Que sea una persona sin formación en el campo de la archivística, lo que implica desaprovechar su trabajo en otras tareas más productivas, acordes con su formación real, así como carencias derivadas de su inadecuada formación.

2. En el caso de ser una persona con formación, los costes fijos pueden ser menos recomendables que los implicados con la externalización como vía de la optimización del beneficio a través de los costes variables.

Este servicio se instrumenta en la asignación de un técnico de AKTE que asesorará al personal de su empresa en la mejor forma de gestionar el archivo. Este asesoramiento versará sobre cómo actuar en los siguientes ámbitos:

1. Recepción, identificación, ordenación, descripción, conservación y clasificación de documentos.

2. Ubicación física de los documentos.

3. Propuesta de expurgo o destrucción de los documentos que sean susceptibles de ello.

4. Confección de un Registro del flujo de documentos.

5. Redacción de inventarios, catálogos, índices, repertorios y demás instrumentos de descripción documental que faciliten un adecuado acceso a la documentación.

La persona designada por AKTE Archivos para desarrollar esta Asistencia Técnica mantendrá reuniones con los responsables del archivo para delimitar inicialmente las necesidades prioritarias del mismo, y asesorará a los mismos sobre las pautas a seguir para lograr los objetivos.

Este servicio de Asesoría Documental se configura bajo las siguientes premisas:

1. El técnico de AKTE Archivos realizará un primera visita para detectar las necesidades más acuciantes.

2. En función de las mismas, confeccionará un plan de trabajo y unas recomendaciones a seguir para el logro de los objetivos.

3. El técnico de AKTE atenderá todas aquellas consultas realizadas por los encargados del archivo de su empresa o institución y realizará, al menos, dos visitas mensuales a sus instalaciones para comprobar in situ los avances obtenidos.

4. El personal de AKTE Archivos se somete a los dictados de los Valores Deontológicos propios de la profesión estando obligado, en particular, a guardar la debida discreción y confidencialidad de la información a la que por su trabajo tenga acceso.

Como contraprestación a estos servicios, AKTE Archivos establece una cuota mensual que variará en función del flujo de documentos y el tamaño de su archivo, medido éste en función de una serie de variables:

La gestión del conocimiento es un instrumento básico de gestión empresarial. Gestionar conocimiento es gestionar información y documentación.

La productividad y la competitividad de las organizaciones depende, cada vez más, de la información. ¿Cómo gestionar el conocimiento, sobre productos y procesos, de los trabajadores de la empresa? ¿Cómo se gestionan los recursos de la organización? ¿Hasta qué punto son correctos los flujos de información que se siguen? ¿Cómo puede optimizar sus recursos? ¿Qué fuentes externas pueden tener información crítica para su organización? ¿Hasta que punto están satisfechos con el servicio los clientes -internos o externos-?

Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental se cuentan las siguientes:

1.- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)

2.- Reducción de los costes de archivado: el espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.

3.- Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo encontramos) es óptima.

4.- Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya que al disponer de la información de forma rápidamente accesible es posible solucionar de manera ágil cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.

5.- Reducción de costes legales: la imposibilidad de localizar documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales.

6.- Reducción de costes de acceso a la documentación.

7.- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización) por agilizar sus procesos de trabajo